Deine Genius Zone sind deine Klient*innen. Meine ist alles, was danach liegen bleibt.
Ich übernehme dein Backoffice - von Postfach bis Kursbetreuung. Du gewinnst wöchentlich mehrere Stunden zurück.
30 Min. über Zoom
Über mich
Moin, ich bin Yvonne.
Ich bin der Mensch, der eine Anfrage lieber sofort beantwortet, als sie unter zwanzig anderen Tabs verschwinden zu lassen. Bei Selbstständigen im Gesundheitsbereich sehe ich immer dasselbe: Du gibst dich voll deinen Klient*innen hin - und Postfach, Rechnungen und Anfragen bleiben liegen. Zehn Jahre Kundenservice als gelernte Industriekauffrau haben mir beigebracht, dass Zuverlässigkeit ein System ist, kein Zufall. Als Yogalehrerin kenne ich deinen Berufsalltag zusätzlich von innen. Genau deshalb sorge ich dafür, dass im Backoffice alles wie ein Uhrwerk läuft - professionell, strukturiert und eigenverantwortlich, damit du dich voll auf deine Klient*innen konzentrieren kannst.
Meine Leistungen
Drei Bausteine, die dein Backoffice tragen - einzeln oder zusammen.
Dein Postfach ist abends leer.
Ich beantworte Standardanfragen in deinem Ton und nach deinen Vorgaben. Ich sortiere den Rest vor, sodass du nur noch siehst, was wirklich dich braucht. Interessent*innen bekommen innerhalb von 24 Stunden eine Antwort, auch an den Tagen, an denen du im Coaching sitzt. Dazu übernehme ich deine Rechnungsstellung samt Nachhalten offener Zahlungen. Du bekommst eine Antwortvorlagen-Bibliothek, die mit jeder Woche wächst.
Dein Aufwand: einmal Zugang einrichten, danach nichts.Jeder neue Teilnehmende ist am selben Tag startklar.
Zugänge anlegen, Willkommensmail raus, Kalendereinträge gesetzt. Erinnerungen vor jedem Termin, Nachfassen bei allen, die eine Aufgabe offen haben. Du bekommst einmal pro Woche eine Übersicht, wer hängt und wo. Deine Teilnehmenden haben eine Ansprechpartnerin für Orga-Fragen, die nicht du bist.
Dein Aufwand: ein Fragebogen zu Beginn, ca. 1 Stunde.Jede Kundenbeziehung auf einen Blick - vom ersten Kontakt bis zum Abschluss.
Ich baue dir ein zentrales Notion-Dashboard: offene Aufgaben, Rechnungen und ein CRM, das dir auf einen Blick zeigt, in welcher Phase sich jede Kundenbeziehung gerade befindet. Dazu KI-gestützte Automatisierungen, die zum Beispiel automatisch nachfassen, wenn eine Anfrage unbeantwortet bleibt, oder eine Willkommensmail mit den passenden Unterlagen verschicken, sobald sich jemand Neues bucht - zugeschnitten auf deinen Ablauf.
Dein Aufwand: gemeinsam klären, wie dein Ablauf aussieht - den Rest setze ich um.Einblick in meine Arbeitsweise
Kein Kundenname, keine Geschichte drumherum - nur der Prozess selbst, so wie er bei dir laufen würde.
Antwortvorlagen-Bibliothek
So sortiere ich wiederkehrende Kundenkommunikation in Notion, inklusive fertig formulierter Textbausteine mit Lücken für Name und Ansprechpartner*in.
Workspace in Notion
Ich richte dir einen zentralen Notion-Workspace ein - individuell auf deinen Ablauf zugeschnitten, kein starres Template. Aufgaben, Termine und ein CRM zeigen auf einen Blick, wo jede Kundenbeziehung gerade steht; ein Klick auf eine Karte öffnet die volle Detailansicht mit allen verknüpften Terminen, Aufgaben und Rechnungen.
So arbeiten wir zusammen
Damit du von Anfang an weißt, worauf du dich einlässt.
Kostenloses Erstgespräch
Wir schauen uns gemeinsam an, wo es gerade hakt, was dir am meisten Zeit frisst, was dein Ziel ist und was du dir von einer guten Zusammenarbeit erwartest.
Dein Angebot
Innerhalb von 2 Werktagen bekommst du von mir ein individuell auf dich zugeschnittenes Angebot mit allen Aufgaben, die ich für dich übernehmen kann.
Onboarding
Wir klären Zugänge, Tools und wie wir kommunizieren. Du bekommst einen kurzen Fragebogen, danach musst du dich um nichts mehr kümmern.
Umsetzung
Ich arbeite eigenständig und melde mich mit einem kurzen Update. Feedback läuft gesammelt über einen festen Kanal.
Ergebnis & weiter geht's
Am Monatsende bekommst du eine kurze Übersicht, was passiert ist und was ich als Nächstes empfehle - plus die Rechnung. Kündbar zum Monatsende, ohne Diskussion.
FAQ
Ich habe noch nie mit einem Freelancer gearbeitet - wie funktioniert das?
Nach dem Erstgespräch bekommst du ein kurzes Onboarding-Formular: deine Standardanfragen, dein Tonfall, deine Tools. Du gibst mir Zugang zu den nötigen Tools, wir legen feste Übergabezeiten fest, und innerhalb einer Woche bin ich startklar. Abgerechnet wird monatlich, geregelt über einen einfachen Dienstleistungsvertrag.
Warum ein Freelancer und keine Agentur / keine Festanstellung?
Bei mir arbeitest du direkt mit der Person, die die Arbeit macht - nicht mit einem Account Manager. Und du zahlst nur für die Leistung, die du wirklich brauchst, statt für ein dauerhaftes Festgehalt inklusive Lohnnebenkosten.
Was kostet die Zusammenarbeit?
Das klären wir im unverbindlichen Erstgespräch. Jeder Kunde ist anders und möchte andere Aufgabenpakete abgeben - deshalb gibt es bei mir keine Festpreise, sondern individuelle Angebote.
Wie läuft die Kommunikation zwischen uns ab?
Wir haben einen festen Kanal für unseren Austausch. An Werktagen antworte ich zeitnah und melde mich regelmäßig mit einem kurzen Update.
Kannst du auch Aufgaben übernehmen, die nicht in deinen Leistungen stehen?
Frag mich einfach. Vieles davon habe ich schon gemacht oder kann es mir schnell aneignen. Und wenn es wirklich nicht mein Gebiet ist, sage ich dir das ehrlich und empfehle dir jemanden aus meinem Netzwerk.
Und wenn es nicht passt?
Wir starten mit einem klar abgegrenzten ersten Projekt oder einem Testmonat. Passt es nicht, gehen wir ohne Diskussion auseinander.
Für wen ich arbeite
Selbstständige Coaches, Therapeut*innen und Kursanbieter*innen im Gesundheitsbereich, die spüren, dass Postfach und Kundenverwaltung mehr Zeit fressen als die eigentliche Arbeit mit ihren Klient*innen.
Für wen ich nicht arbeite
Für dich, wenn du eine rund um die Uhr erreichbare Vertretung oder ein größeres Team mit mehreren Ansprechpartner*innen suchst - ich arbeite als eine feste Person mit einer überschaubaren Anzahl an Kund*innen gleichzeitig.